La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) ha planteado el proyecto para la digitalización notarial a 2021, con el objetivo de mejorar la calidad de vida de los usuarios mediante la implementación de nuevas tecnologías para simplificar los trámites.
Los anexos realizados por la SNR, pauta las características técnicas, la normativa, y funciones que deben cumplir las notarías para la prestación de servicios notariales electrónicos; para lograrlo establece unas condiciones, lineamientos, estándares, directrices técnicas de seguridad, interoperabilidad, integridad, disponibilidad, no repudio, confidencialidad y accesibilidad.
La siguiente es la evolución normativa de este tema

1. Decreto ley 960 de 1970
2. Ley 962 de 2005
3. Decreto 019 de 2012
4. Decreto ley 1995 de 2019
5. Decreto ley 2106 de 2019
6. CONPES 3975 de 2019
7. CONPES 3975 de 2020
8. Decreto 620 de 2020
9. Decreto 2052 de 2020

Entre los lineamientos generales para los trámites electrónicos se encuentran:

1. Deben obedecer a los procedimientos definidos en físico y garantizar la seguridad jurídica para evitar las suplantaciones.
2. Todos los trámites efectuados vía virtual deben tener trazabilidad integral.
3. La solución tecnológica debe garantizar los principios de interoperabilidad, seguridad, oportunidad, disponibilidad e integridad.
4. La solución tecnológica debe estar implementada para entornos web y móvil.
5. La interfaz de los trámites debe tener la descripción del trámite, los requisitos para llevarlo a cabo, los pasos a seguir, la tarifa y los medios de pagos electrónicos.
6. La solución tecnológica debe ser modular.
7. Implementación de una codificación para garantizar la autenticidad, inalterabilidad y singularidad del documento.
8. Debe tener un mecanismo adicional de verificación de rogación notarial.
9. Debe permitir los pagos de servicios a través de los canales electrónicos cumpliendo los controles de seguridad y protección de datos, además de otras normas establecidas por las autoridades competentes.
10. La solución tecnológica debe permitir que el usuario envíe y cargue a la notaría los documentos necesarios para la ejecución del trámite notarial.

Para realizar estos trámites debe tenerse un sistema de autenticación que ofrezca los niveles alto, y muy alto según la necesidad. Esta autenticación se distinguirá en dos etapas: Registro y Autenticación.
La SNR adjunta una lista de procesos para los trámites notariales que contiene los requisitos, los tipos de presentación que requiere, y la vigencia del soporte, que podrá ser descargado del enlace: https://www.supernotariado.gov.co/proyecto_digitalizacion_notarial.html

 

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